Pertemuan 1
Pengantar Bisnis dan Management
DEFINISI MANAGEMENT
Marry Parker Follat (1960) --> Sorang Pengusaha / bussines women “Managenent is the art of getting something done through other people”
Yang terjemahannya dalam bahasa indonesia ; Manajemen adalah seni menyelesaikan pekerjaan denagan melalui orang lain.
1. Stoner (1989) --> Penulis --> Banyak menulis buku Marry Parker dan akhirnya dikembangkan sendiri
Manajemen adalah sebuah proses perencanaan, pengorganisasian kepeminpinan & pengawasan atas kerja yang dilakukan oleh anggota organisasi dan atas penggunaan semuasumber daya organisasi untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan.
2. Robin & Coulter (1996)
Manajemen merujuk pada proses yang dilakukan untuk menjamin bahwa kegiatan kegiatan organisasi dijalankan dengan efektif & efisien serta melalui orang lain.
3. Gate Wood, taylor & Farell (1995)
Manajemen adalah seperangkat kegiatan yang dirancang untuk mencapai tujuan tujuan organisasi secara efektif & efisien dalam lingkungan yang berubah.
Pada dasarnya, dari semua definisi tentang manajemen diatas, sebenarnya manajemen mencakup kegiatan kegiatan utama sbb:
a. Kegiatan Strategis
Menetapkan tujuan dan sasaran yang hendak dicapai --> VISI
Membuat perencanaan & menentukan tindakan apa yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut.--> MISI
b. Kegiatan Kepemimpinan
Memimpin, mengarahkan dan memotivasi anggota
Mengawasi seluruh kegiatan yang dilakukan
Mengevaluasi hasil yang telah dicapai
Manajemen selalu terkait dengan niat atau gagasan dengan orang lain dan hubungan atau korelasi antara keduanya
Pertemuan 2
Pengantar Bisnis & Management
MANAJEMEN & ORGANISASI
Organisasi adalah sekelompok orang yang begabung & bersepakat untuk bekerja sama dalam unah untuk mencapai tujuan bersama.
Setiap organisasi akan berbeda satu dengan ynag lain dalam beberapa hal, tapi walaupun begitu ada beberapa hal yang sama disetiap organisasi, yaitu :
1. Setiap organisasi didirikan dengan satu tujuan – VISI
Tanpa tujuan yang jelas, tidak ada alasan bagi suatu organisasi untuk eksisi. Tujuan organisasi ini sering kali membedakan jenis organisasi stu denga yang lain.
2. Setiap organisasi akan mempunyai program atau metode untuk mencapai tujuannya – MISI
Tanpa suau program atau metode, sebuah organisasi tidak akan berjalan efektif.
3. Setiap organisasi harus memiliki dan mengalokasikan sumber daya dan dana yang diprlikan untuk mencapai tujuan-tujuan mereka. Tidak ada suatu organisasi yang bisa memenuhi kebutuhan sendiri (baik sumber daya maupun dana) yang diprlukan. Biasanya merekasaling tergantung dan saling embutuhkan atu sama lain.
4. Setiap organisasi harus memiliki pemimpin atau manajer. Pemimpin atau manaer inilah yang bertanggung jawab memimpin dan mengorganisasikan semua kegiatan yang dilakukan organisasi.
Fungsi Organisasi bagi kita (manusia) :
a. Organisasi memungkinkan kita memperoleh hal hal yang yang tidak mungkin dicapai sebagai individu.
b. Menjaga kesinambungan pengetahuan
c. Dapat dugunakan sebagai tempat membangun karir
d. Memperkuat pengetahuan
e. Jembatan penghubung antar generasi.
Penjelasan dari materi tsb adl sbb:
Manajemen selalu butuh organisasi --> agar manajemen bisa diterapkan. (kembali ke teory marry parker follat, management is the art of getting something done through other people).
Organisasi selalu butuh manajemen agar kegiatannya efektif dan efisien
Tanpa adanya MISI (program), siatu VISI (tujuan) hanyalah mimpi belaka.
Sumber daya dan dana bisa diartikan sebagai modal. Modal dapat dibedakan menjadi 2 :
Tangible : Terukur, misal : Aset organisasi, dll.
Intangible : Tidak terukur, misal : Soft skill, dll
Organisasi menjaga kesinambungan pengetahuan, artinya mentransfer nilai nilai khas dari sebuah organisasi. Apabila terjasi perubahan atau perbedan dari nilai ini pastilah terjdi konflik didalam organisasi tersebut.
Pertemuan 3
Pengantar Bisnis & Managenent
MANAJEMEN SEBAGAI SEBUAH PROSES
Proses adalah sekumpilan kegiatan atau fungsi yang saling berkaitan dan merupakan urutan yang sistematis dari awal sampai akhir.
Dalam manajemen biasanya terdiri dari 4 fungsi / kegiatan utama sbb :
a. Planning
Selalu diawali dengan pemilihan dan penetapan tujuan dan sasaran (objective setting) lalu dilanjutkan dengan pembuatan rencana kerja (action planning). Fungsi ini menyatakan bahwa seorang pemimpin organisasi harus memikirkan, memilih dan memetapkan tujuan dan sasaran yang hendak dicapai dan membuat rencana tindakan yang menjelaskan how, who, when, where – tujuanserta sasaran tersebut akan dicapai. Ada sejumlah praktisi memecah fungsi ini menjadi 2 :
Objectives setting
Planning dilakukan oleh orang yang berbeda
b. Organizing
Pada dasarnya meliputi kegiatan pembagian tugas, tanggung jawab dan wewenang (organizing & staffing). Dalam tahap ini pemimpin orgamisasi harus membagi bagi tugas, tanggung jawab dan wewenang yang diperlukan kepada anggota kelompok yang diperayai akan mampu dan mau mengemban hal tersebut.
c. Actuating
Lebih mengarah pada kegiatan menggerakkan dan mengarahkan anggota untuk menjalankan rencana yang telah disusun (Actuatung & directing). Fungsi ini menunjukkan bahwa pemimpin harus mengarahkan dan mempengaruhi bawahan dan mengusahakan agar orang lain melaksanakan tugas-tugas yang perlu dilakukan.
d. Controlling
Mengawasi jalannya kegiatan dan mengevaluasi hasilnya (Controlling & Evaluating)
Fungsi ini menegaskan bahwapara pemimpin harus mejnamin organisasi bergerak ke arah tujuan yan telah ditetapkan. Jika sebagian organisasi tersebut “salah jalan” maka pemimpin harus mencari sebabnya dan mengembalikan ke jalan yang benar. Fungsi evaluating menunjukkan bahwa kinerja dan hasil manajemen seara keseluruhan harus dinilai secara periodik. Tujuannya untuk mengetahui apakah tujuan tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan itu berhasil dicapai atau idak. Bila tidak tercapai maka perlu diteliti apakah sasrannya tidak SMART, planningnya salah atau pelaksanaannya yang kuang baik.
Pertemuan 4
Pengantar Bisnis & Management
MANAJER DAN ORGANISASI
Setiap organisasi pasti membutuhkan pemimpin, yang biasanya disebut ketua, pimpinan atau kepala. Namun pada dasarnya setiap pemimpin adalah manajer. Biasanya terjasi salah kaprah terhadap sebutan manajer yang sring diartikan sebagai sebuah jabatan / tingkatan ang diberikan kepada seseorang dalam kaitannya dengan sebuah unit kerja atau organisasi.
Lalu, apa sebenarnya definisi dari “Manajer “ ?
Orang yang disebut manajer adalah :
Seseorang yang diberi wewenang dan tanggung jawab utnuk mencapai tujuan-tujuan yang elah ditetapkan oleh organisasi dimana ia merupakan bagian daripadanya dan dan ia menapai tujuan tersebut melalui usaha-usaha yang dilakukan orang lain.
Berarti,
a. Manajer tidak selalu sebagai pemilik usaha
b. Manajer bukan sebuah jabatan, tapi merupakan sebuah fungsi
c. Manajer bisa mempunyai jabatan apa saja (misal : Kepala, Lurah, Buati, Kepala Seksi dll)
Peran dan tugas manager
Menurut prof. Herry Mintzberg dari MIT dalam bukunya ”Mintzberg on management”, peran seorang manajer aalah sbb:
1. Manjer bakerja dengan melalui orang lain.
2. Responsible –Accountable
3. Berpikir secara analitis dan konseptual
4. Berindak sebagai mediator dan fasilitator
5. Dapat berperan sebagai politisi
6. Diplomat
7. Sebagai simbol bagi organisasi atau unti kerjanya
8. Membuat keputusan keputusan yang sulit
9. Sebagai saluran komunikasi internal unit kerjanya
10. Sebagai pembna bagi bawahannya
Pertemuan 5
Pengantar Bisnis & Management
KATEGORI MAJANER DALAM ORGANISASI FORMAL
Manajer Lini Pertama (First Line Manager)
Adalah tingkat terbawah dalam suatu organisasi dimana seseorang bertanggung jawab atas pekerjaan orang lain. Manajer ini biasaanya membawahi langsung karyawan/pekerja pelaksana. Contoh : mandor bnagunan, Supervisor penjualan, Kepala regu datpam, dll. Dalam bahasa indonesia yang belum di bakukan, terdapat istilah penyelia (Supervisor)
Manajer Madya (Middle Manager)
Istilah ini merujuk kepada kelompok kelas menengah dalam suatu organissi. Manajer ini biasanya mengawasi kegiatan manajer-manajer lain dan atau pekerja pelaksana. Tanggung jawab utama manajer madya adalah memimpin dan mengarahkan kegiatan-kegiatan penerapan kebijjakan-kebijakan organisasi dan menyeimbangkan tuntutan dari atasan dengan kemampuan bawahannya.
Manajer Puncak (Top Manager)
Biasanya terdiri dari sekelompok kecil eksekutif dan biasanya bertanggung jawab atas pengelolaan organisasi secara menyeluruh, menetapkan kebijakan operasional dan mengarahkan interaksi organisasi dengan lingkungannya. Contoh : Presiden Director; Managing Director; Director; Vice President.
Manajer Fungsional (Speciallist)
Terkait dengan ruang lingkup kegiatan yang dikelola, seorang manajer fungsional bertanggung jawab hanya terhadap suatu kegiatan orgnisasi atau bidang tertentu. Contoh : Kepala laboratorium, Kepala perpustakaan, Kadiv IT & System Infrastructure. Organisasi dan kegiatan yang dipimpin oleh seorang manajer fungsional hanya melakukan kegiatan-kegiatan yang sama atau mirip.
Manajer Umm (General Manager)
Basanya memimpin sebuah unit kerja yang kompleks, misal cabang perusahaan atau unti usaha yang independent. Ia bertanggung jawab atas segala kegiatan yang dilakukan oleh unit yang dipimpinnya termasuk mungkin kegiatan produksi, pemasaran, dan keuangan. Dalam banyak perusahaan ada yang disebut manajer umum (Ka bag umum) --> Bukan general manager, tapi seorang pejabat yang tugasnya mengurusi bidang-bidang umum (biasanya supporting). Pada peruahaan sing jabatan ini disebut “General Affairs”
Pertemuan 6
Pengantar Bisnis & Managment
ORGANISASI
Sebuah organisasi dapat dilihat dari sudut hubungan struktural dari fungsi-fungsi atau atau dari sudut orang-orang dalam hubungannya satu sama lain dalam rangka melaksanakan fungsi-fungsi mereka.
a. Pimpinan dalam Organisasi
Organisasi kerja yang baik dalam suatu industri menghendaki adanya badan yang menentukan tujuan serta menentukan bagaimana dan kapan sesuatu akan dikerjakan. Kemudianmenghendaki juga adanya badan yang melaksanakan tugas-tugas tersebut. Dalam hal ini berarti dikehendaki adanya kerjasama antara kerja pimpinan dan kerja pelaksana. Yang dimaksud dengan kerja pimpinan adaalah fungsionaris pabrik / industri yang menentukan tujuan sertapoliy terhadap aktifitas pabrik. Sedangkan kerja pelaksana adalah fungsionaris pabrik yang akan melaksanakan policy yang dibuat oleh kerja pimpinan. Sifat inti kerja pimpinan adalah :
1. Bebas mengadakan keputusan-keputusan dan inisiatif-inisiatif
2. Bebas mendelegasikan sebagian dari inisiatif ke bawahannya. Tentu saja pendelegasian inisiatif tersebut harus disertai pendelegasian wewenang dan tanggung jawab.
Kerja pimpinan dibedakan atas 2 :
1. Pimpinan Pengatur --> Pimpinan yang menentukan tujuan & policy
2. Pimpinan Pelaksana -->Pimpinan yang bertugas melaksanakan pilocy ini dengan memberi perintah dan pengawasan terhadap kerja pelaksana.
Menurut Spreigel dalam bukunya Industrial Management dinyatakan bahwa fungsi seorang executive dalam pabrik meliputi :
a) Planning
Perencanaan dalan keseluruhan (Overall planning) masalah administratif dan bukannya perencanaan terperinci tentang pekerjaan aktifitas produksi.
b) Organizing
Menciptakan hubungan yang dapat meniadakan/mengurang friksi yang diarahkan untuk mencapai tujuan.
c) Operating
Memulai suatu tindakan yang sesuai dengan rencana di dalam kerangka struktur organisasi dan juga mengawasi apakah hasil yang diperoleh sesuai dengan rencana atau tidak.
b. Tipe organisasi
Yang dimaksud dengan tipe organisasi ialah organisasi orang atau organisasi pekerja yang dilihat dri sudut pimpinan. Orang membentuk orgnisasi dengan mksud untuk membuat hubungan sedemikian hingga dapat mengurangi keretakan-keretakan dan diarahkan kepada tujuan yang ingin diapai serta dengan jelas menentukan tanggung jawab semua pihak untuk mempermudah tercapainya hasil. Tipe organisasi yang baik dapat menimbulkan suasana kepuasan pribadi dan kepuasan golongan, mendorong kerjasama, meninggikan moral sehingga orang-orang mempunyai kesenangan untuk bekerja. Menurut William newmann, beberapa pertimbangan dalam menentukan tipe organisasi adalah sbb:
a. Primary Departementation
Dilihat dari operasi kegiatan / operasi utama organisasi, atau dari bagaimana pekerjaan tersebut dilakukan.
b. Focus of Operating Responsibility
Mempertimbangkan di departemen mana / level mana yang paling banyak pengaruhnya.
c. Mempertimbangkan unit kerja/bagian yang paling dibutuhkan.
d. Mempertimbangkan pengaturan struktur agar tetap sederhana, konsisten, dan berkontribusi terhadap jalannya pekerjaan didalam organisasi.
Tipe Organisasi di Indonesia
1. Tipe Garis / Militer --> satu arah, dari atas ke bawah
2. Tipe Fungsional --> organisasi-organisasi moderat, pembagian tugas di setiap bagian.
3. Tipe Garis & Staff --> Kombisasi garis komando dan koordinasi (paling banyak digunakan)
4. Tipe Komite
Pertemuan 7
Pengantar Bisnis & Managment
MERANCANG ORGNISASI – DEPARTEMENTASI
Tujuannya ialah membatasi jumlah ornag yang secara langsung akan dipimpin (diawasi) oleh seseorang. Ada 11 (sebelas) cara melakukan deprtementasi :
1. Berdasar Jumlah Orang
Ini adalah bentuk pengorganisasian paling sederhana. Departemantasi didasarkan pada jumlah tenaga yang bekerja. Ara ini dilakukan dalam organisasi militer :
12 Orang 1 Regu
3 Regu 1 Pleton
4 Pleton 1 Kompi
5 Kompi 1 Batalyon
3 Batalyon 1 Brigade
3 Brigade 1 Divisi
2. Berdasar Waktu Kerja
Contoh karyawan pabtik bagian produksi, bekerja berdasar satuan waktu/shift nya masing-masing.
3. Berdasarkan Fungsi
Yang paling umum ada di industri manufaktur yaitu : fungsi (bagian) produksi, sales & marketing, administrasi, personalia, R&D, dll. Dalam organisasi militer & Polri pada tingkatan atas juga berdasar fungsi-fungsi, contoh: intelejen, Operasi, Logistik, Pembekalan, Angkatan, dll.
4. Berdasar Wilayah Kerja
Misalkan perusahaan yang membagi kegiaan organisasinya kedalam bentuk cabang/perwakilan. Demikian juga pada sebuah divisi sales & marketing yang membagi wilayah kerjanya dalam region dan distrik.
5. Berdasar Produk
Pada beberapa perusahaan dibntuk unit-unit kerja yang dipimpin GM atau direktur yang berdiri sendiri dan bertanggung jawab terhadap segala kegiatan untuk membuat, memasarkan dan memperoleh hasil dari produk tersebut. Biasanya ini dipakai oleh perusahaan besar dibidang consumer goods. Contoh : Indofood, mempunyai direktur eksekutif kelompok noodle & basic food, direktur eksekutif kelompok snack, dll.
6. Berdasar Pelayanan
Misal salesman yang khusus melayani pedagang retail dan yang melayani pedagang besar (grosir)
7. Berdasarkan Pasar
Contoh ; Pada perusahaan makanan dan minuman ada manajer penjualan khusus pelanggan HORECA (hotel, Restoran, Café) dan ada yang khusus menjual di pasar bebas (umum).
8. Berdasar Proses Produksi atau Peralatan Yang Digunakan.
Dalam Industri teksil, karyawan dikelompokkan dalam beberapa tahap proses produksi yaitu pemintalan, perajutan, assembling, finishing & packing.
9. Berdasar Matriks
Organisasi ini adalah suatu bentuk departementasi yang biasa digunakan dalam perusahaan besar yang merupakan kombinasi antara organisasi fungsional dan atas dasar produk aau proses. Dengan demikian dalam organisasi ini tingkat managerial biasanya mempunyai 2 atau lebih jalur pertanggung jawaban.
10. Organisasi Temporer
Organisasi ini khusus diciptakan untuk menangani tugas-tugas khusus atau sasaran yang bersifat sementara. Bentuknya biasanya mirip dengan sebuah task force atau sebuah tim adhoc. Anggota organisasi ini biasanya gabungan dari unit-unit kerja yang berbeda dan mungkin memiliki disiplin ilmu yang berbeda pula. Setelah ssarannya tercpai team ini akan dibubarkan dan anggotanya kembali ke tempat tugas masing-masing.
11. Bedasar jasa internal yang harus dibayarkan
Bagian atau unit atau organisasi ini diadakan untuk mnampung kegiatan-kegiatan yang sebelumnya dilakukan olehmasing-masing bagian itu sendiri. Sifatnya adalah pengambil alihan pekerjaan dengan tujuan untuk efisiensi dan kemudahan pengendalian
Pembahasan:
Struktur organisasi yang paling baik :
Yang sesuai dengan strategi orgnisasi
Menurut Prof. Igor Ansaf “Structure following strategy”
Penggabungan dari beberapa jenis struktur untuk mendapatkan struktur yang optimal, efektif dan efisien.
Organisasi Jangkung / Panjang : Mempunyai banyak tingkatan / layer. Biasanya atau bisa saja terdiri dari 8 tingkkatan mulai ai operator s/d presiden director.
Kelemahannya diantaranya sbb:
- Struktur seperti ini dianggap sangat birokratis
- Proses decision making / pengambilan keputusan seringkali berjalan lambat.
- Komunikasi dari atas ke bawah dan sebaliknya seringkali tidak lancer
Adapun keunggulannya antara lain :
- Rentang kendali di setiap lapisan / layer kecil sehingga memudahkan proses pengaasn dan pengendalian.
- Jenjang karir lebih baik karena pada setia layer terdapat pos-pos jabatan tertentu yang perlu di isi shg enjang kenaikan karir lebih baik.
Aplikasi organisasi panjang / jangkung : pada organisasi padat karya ( menggunakan banyak tenaga kerja)
Organisasi Wide / Lebar : Mempunyai sedikit tingkatan dan dibagi-bagi menjadi divisi-divisi yang sejajar/setingkat.
Keunggulan :
- Perusahaan terisi dengan orang-orang ahli padat teknologi
- Line bisnis / jalur bisnis jelas dan terarah
Kelemahan :
- Banyaknya orang ahli dalam level yang sejjar serng menimbulkan conflict of interest.
- Jenjang kari yang pendek (dan ditambah seringnya) conflict of interest menyebabkan tingkat turn over (pergantian tenaga kerja) menjadi tinggi.
